ekey biometric systems nutzte ein Intranet in SharePoint On-Premises mit statischen Inhalten in Dokumentenbibliotheken. Für einen modernen Look und mehr Interaktionsmöglichkeiten sollte das Intranet in SharePoint Online migriert sowie in Microsoft Teams integriert werden.
Digital Touch migrierte das vorhandene Intranet nach SharePoint Online und baute zusätzlich zu Standard-Funktionen ein umfangreiches Webpart-Paket mit ein. Ein Berechtigungskonzept samt Genehmigungsprozess ermöglicht es einem Redaktionsteam aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen, News zu verfassen.
Das Intranet in SharePoint Online ist aktueller und attraktiver als zuvor, mit vielen News und Interaktionsmöglichkeiten. Um die Mitarbeiter noch besser abzuholen, werden Neuigkeiten über einen Power Automate Workflow parallel in Microsoft Teams als Push-Benachrichtigungen veröffentlicht.
“Die Zusammenarbeit und der Wissenstransfer mit der Digital Touch lief von Anfang an sehr effizient und partnerschaftlich. Unsere Mitarbeiter sind nun im neuen Intranet viel aktiver unterwegs.“
Thomas Buchholz, Head of IT der ekey biometric systems GmbH
Die Herausforderungen bei ekey biometric systems
ekey hatte ein Intranet in SharePoint On-Premises aufgebaut, mit zahlreichen Inhalten als PDFs in Dokumentenbibliotheken, jedoch nur wenig Interaktion. Die Informationen zu Teams und Projektakten erfüllten zwar den Zweck, doch das Look & Feel in SharePoint On-Premises wirkte immer altmodischer.
Es entstand der Wunsch, das Intranet samt allen Inhalten in SharePoint Online zu migrieren. Der Wissensbereich sollte besser dargestellt und alle Möglichkeiten von SharePoint Online ausgeschöpft werden. Ein Dienstleister sollte die Migration und den Aufbau neuer Intranet-Bereiche mit modernem Aussehen sowie die Integration des neuen Intranets in Microsoft Teams umsetzen.
ekey entschied sich bei einem konzeptionellen Workshop mit mehreren Lieferanten für Digital Touch, da diese als einziger Anbieter die Integration in Microsoft Teams umsetzen konnten.
Unsere Lösung für ekey biometric systems
Digital Touch migrierte nun die vorhandenen Inhalte in ein neues SharePoint Online Intranet. Zusätzlich zu den zahlreichen Standard-Funktionen baute der Dienstleister ein umfangreiches Webpart-Paket mit ein: ein Dashboard für personalisierte Links, ein Geburtstagskalender, Integration des Facebook-Feeds, ein Telefonbuch, Suchmöglichkeiten über das gesamte Intranet hinweg, Übersichten zu aktiven Teams und Projekten, eine Mitfahrbörse sowie den „ekey-Marktplatz“ für private Kleinanzeigen.
Durch ein komplexes Berechtigungskonzept in Kombination mit einem Genehmigungsprozess hat ein Redaktionsteam aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen die Möglichkeit News zu verfassen. Im Wissensbereich sammeln die Mitarbeiter nun Artikel und Anleitungen zu allen Unternehmensbereichen. Das „Prozess-Wiki Portal“ wurde so eingerichtet, dass nur ein gewisses Gremium an Usern hier Seiten zu Security-Themen und Prozess-Dokumentation erstellen kann. Schließlich wurde für Projekte ein Lifecycle-Workflow mit automatisierter Benachrichtigung der Projektmanager angelegt, um den Teams-Wildwuchs einzudämmen.
Der Nutzen bei ekey biometric systems
Das Intranet in SharePoint Online ist nun deutlich attraktiver und aktueller als zuvor, mit vielen News und Interaktions-Möglichkeiten. Um die Mitarbeiter noch besser abzuholen, werden Neuigkeiten über einen Power Automate Workflow parallel in Microsoft Teams als Push-Benachrichtigungen veröffentlicht. Ein Workflow fragt automatisiert Genehmigungen für Veröffentlichungen bei den entsprechenden Usern an.