Die STRENGER Gruppe setzte SharePoint On-Premises ein. Nach Microsoft Exchange sollte auch SharePoint in die Cloud migriert werden. Für die Umsetzung des hochkomplexen Projektraums mit zahlreichen Schnittstellen in SharePoint Online suchte STRENGER einen erfahrenen Dienstleister.
Digital Touch setzte gemeinsam mit Solutions2Share das Projektportal in der Cloud um. Ein Template mit Workflows dient dabei als Vorlage für neue Projekträume, z.B. zur Synchronisierung in das Kundenportal.
Die IT-Administratoren haben nun deutlich weniger Aufwand. Das neue Projektportal erleichtert auch Mitarbeitern und Externen die Arbeit: die Suche nach einem Plan fällt nun leicht dank Namenskonventionen und Metadaten.
“Bei jeder Vorstellung des neuen Projektraums war klar, dass die Mitarbeiter begeistert sind. Ich höre immer wieder, dass die Suche nach Plänen nun sehr viel einfacher ist.“
Ahmet Cevik, IT-Beauftragter der STRENGER Gruppe
Die Herausforderungen der STRENGER Gruppe
STRENGER hatte SharePoint On-Premises in einer lokalen Umgebung im Einsatz. Nachdem u.a. bereits Microsoft Exchange in die Cloud migriert wurde, sollte auch eine Migration auf SharePoint Online stattfinden.
Zentraler Bestandteil ist der Projektraum, eine Projekt-Plattform für interne und externe Mitarbeiter. Für jedes neue Grundstücks wird ein eigener Projektraum erstellt. Wie in der Baubranche üblich, greifen hier via Schnittstellen viele Programme ineinander, z.B. das CRM Salesforce, Casavi zur Adresspflege und die Bauträgersoftware IMKE.
Um dieses hochkomplexe Thema in der Cloud mit SharePoint Online umzusetzen, suchte STRENGER einen erfahrenen Dienstleister.
Unsere Lösung für STRENGER
Gemeinsam mit Solutions2Share erhielt IT Dienstleister Digital Touch den Zuschlag für die Migration und machte STRENGER SharePoint Online- und Teams-ready. Im ersten Schritt entstand eine Vorlage für Projekträume in SharePoint Online mit Workflows im Hintergrund. Aktive Projekte wurden manuell mithilfe der neuen Projektvorlage umgezogen. Consultants der Digital Touch schlossen die Schnittstellen zu u.a. Salesforce und Casavi an.
Ein Automatismus im neuen Projektraum sorgt nun dafür, dass Planer und Architekten beim Hochladen von Dokumenten und Plänen eine vorgegebene Namenskonvention einhalten müssen. Außerdem müssen Nutzer nun Metadaten zu den Dokumenten verpflichtend ausfüllen, bevor der Upload gestartet werden kann. Wird beim Dokumenten-Upload die Einheit eines Kunden zugeordnet, synchronisiert ein Workflow das Dokument automatisch über die Schnittstelle ins Kundenportal der Einheit.
Der Nutzen bei STRENGER
Die IT-Administratoren von STRENGER spüren eine deutliche Arbeitserleichterung. Projektleiter können nun sogar die Vergabe von Berechtigungen selbst übernehmen. Die Mitarbeiter ebenso wie externe Handwerker und Partner sind vom neuen Projektportal begeistert: die Suche nach einem bestimmten Plan oder Dokument fällt nun sehr viel leichter dank Namenskonventionen und Metadaten.
Die Projekträume werden stark genutzt, das Upload-Center für Dokumente kommt gut an und auch die neue Suche wird sehr gut angenommen. Allgemein ist es für die Anwender deutlich angenehmer, mit dem neuen Projektportal zu arbeiten.
