Das Unternehmen Kestenholz stand vor diversen Herausforderungen: Ein Intranet sowie eine Mitarbeitenden-App, die nicht genutzt wurde, interne Kommunikation über E-Mail statt Teams, sowie weitere Kommunikationskanäle außerhalb der Vorgaben.
Das Zielbild der Firma Kestenholz war klar: Mit dem neuen Intranet einen festen Ausgangspunkt zu schaffen, an welchem Mitarbeitende sämtliche arbeitsrelevante Inhalte, Dokumente und Informationen finden konnten. Informationssuche sollte einfacher, Schatten-IT vermieden und die Bindung zum Unternehmen gestärkt werden.
Eine besondere Herausforderung hierbei: Mehr als ein Drittel der insgesamt 1.400 Mitarbeitenden waren außerhalb des klassischen Office-Jobs, ohne PC, im Einsatz und sollten vor allem mobil auf das Intranet und alle darin enthaltenen Informationen zugreifen können.
Hinzu kam noch, dass verschiedene Bereiche auch unterschiedliche Bedürfnisse haben. Diese reichten von lokalen, standortbezogenen Informationen aus dem Tagesgeschäft, bis hin zu gruppenübergreifenden Ankündigungen und für alle Mitarbeitenden relevante Neuigkeiten.
"Die schnellen Reaktionszeiten, praxisnahen Vorschläge und flexible Umsetzung durch Digital Touch haben uns rundum überzeugt.“"
Jan Kriwanek, Assistenz CEO, Schwerpunkt Gruppenkommunikation bei Kestenholz
Mit der Zeit hatten viele Mitarbeitende eigene Methoden und Kanäle für die interne Kommunikation entwickelt. Zwar gab es eine Mitarbeitenden-App, diese wurde jedoch kaum genutzt, und auch das vorhandene Intranet fand nur wenig Akzeptanz.
Kommunikation zwischen Mitarbeitenden erfolgte daher vor allem per E-Mail oder über andere, nicht abgestimmte Kanäle. Informationen und Dateien lagen verstreut auf unterschiedlichen Plattformen ohne einheitliche Struktur.
Die Folge: Die Suche nach Dokumenten war zeitaufwendig, unterschiedliche Versionen führten zu Fehlern, und Absprachen, die über externe Kanäle getroffen wurden, ließen sich schwer nachvollziehen.
Besonders betroffen waren Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz, die nur eingeschränkt oder gar nicht auf wichtige Inhalte zugreifen konnten.
Kestenholz wurde über einen digitalen Fachvortrag von Artur Strzalkowski auf Digital Touch aufmerksam. Bereits im ersten Austausch zeigte sich, dass Digital Touch die Anforderungen präzise verstand und eine passgenaue Lösung anbieten konnte.
In enger Abstimmung entwickelte das Projektteam ein auf Kestenholz zugeschnittenes Intranet/Mitarbeiter-App auf Basis von Microsoft 365. Dieses umfasste eine integrierte Teams-App für den unkomplizierten mobilen Zugriff per Smartphone und Tablet, ergänzt durch automatisierte Workflows, ein strukturiertes Redaktionskonzept und standortbezogene Module, sodass Informationen zentral gepflegt und jederzeit aktuell verfügbar sind. Zusätzlich wurden praxisnahe Funktionen wie ein digitaler Speiseplan, eine Darstellung von Geburtstagen und ein interner Marktplatz integriert, um die Plattform für alle Mitarbeitenden attraktiv zu gestalten.
Das Ergebnis ist eine moderne, leicht zugängliche Plattform, die sowohl arbeitsrelevante Prozesse als auch alltagsnahe Inhalte abdeckt und damit den Alltag der Belegschaft spürbar erleichtert.
Seit dem Go-Live hat sich das Arbeiten bei Kestenholz spürbar verändert. Informationen, die früher über verschiedene Kanäle verteilt waren, stehen nun gebündelt an einem zentralen Ort bereit. Mitarbeitende finden Dokumente und Neuigkeiten ohne langes Suchen, Absprachen sind nachvollziehbar und Entscheidungen lassen sich leichter nachverfolgen.
Auch der Alltag der IT-Abteilung ist einfacher geworden: Genehmigungsprozesse laufen automatisiert, Updates und Freigaben erfolgen nach klaren Abläufen. Für die Kolleginnen und Kollegen außerhalb der Büros ist der mobile Zugriff ein entscheidender Vorteil – ob in der Werkstatt, im Verkauf oder unterwegs, alle relevanten Inhalte sind jederzeit erreichbar.
Zusätzliche Angebote wie der digitale Speiseplan, die Geburtstagsübersicht oder der interne Marktplatz sorgen dafür, dass das Intranet nicht nur als Arbeitswerkzeug wahrgenommen wird, sondern als täglicher Anlaufpunkt, der den Zusammenhalt stärkt und die Kommunikation im gesamten Unternehmen belebt.
