Mainka Bau wollte raus aus Citrix – hin zu einer modernen, cloudbasierten Arbeitsweise. Projektakten lagen auf einem Fileserver, der Zugriff war umständlich, die Zusammenarbeit zwischen Teams und Standorten von manuellen Prozessen geprägt. Die Anforderungen an Geschwindigkeit, Transparenz und flexibles Arbeiten stiegen – die bestehende Lösung kam dabei zunehmend an ihre Grenzen.
Digital Touch hat diesen Wandel von Anfang an begleitet – von der Konzeption bis zur fertigen Lösung. Auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint Online entstand eine strukturierte, digitale Bauakte mit standardisierten Projektvorlagen, einem zentralen Projektportal und einer intelligenten Metadatenstruktur, die das Suchen und Finden von Dokumenten deutlich vereinfacht. Manuelle Aufwände bei der Projektanlage wurden durch Automatisierung spürbar reduziert.
Neben der technischen Umsetzung war die Begleitung des Wandels ein zentraler Erfolgsfaktor: Eine neue Arbeitsweise etabliert sich dann, wenn sie zum Alltag der Menschen passt – nicht umgekehrt. Durch offene Kommunikation und eine konsequent nutzerorientierte Umsetzung entstand schnell eine echte Partnerschaft – und eine Lösung, die im Team ankommt.
„Die Zusammenarbeit mit Digital Touch war durchweg kompetent, freundlich und vor allem intrinsisch lösungsorientiert. Gemeinsam haben wir nicht nur eine technische Lösung umgesetzt, sondern eine Struktur geschaffen, die wirklich zu unseren Arbeitsprozessen passt.“
Mario Kuhfuss, Handlungsbevollmächtigter / Arbeitsvorbereitung / Lean Management
Das Ergebnis: Projektinformationen sind jederzeit und von überall verfügbar, E-Mail-Abstimmungen mit Anhängen gehören weitgehend der Vergangenheit an – und Mainka Bau hat eine skalierbare Plattform, die mit künftigen Anforderungen mitwächst.
Die Mainka Bau GmbH & Co. KG verfolgte das Ziel, ihre bestehende Projektakte aus der Citrix-Umgebung in die Cloud zu überführen.
Da Microsoft 365 bereits im Einsatz war, bot sich SharePoint als naheliegende Lösung an.
Eine der größten Herausforderungen bestand in der Akzeptanz der Anwender, da der gewohnte Zugriff über Fileserver und Windows Explorer entfiel.
Statt klassischer Ordnerstrukturen mussten sich die Mitarbeitenden auf eine moderne Arbeitsweise mit Metadaten und strukturierten Informationen umstellen.
Zudem wurde der Zugriff über Citrix zunehmend als umständlich und ineffizient wahrgenommen.
Die zentralen Herausforderungen im Überblick:
Ziel war es, den Zugriff zu vereinfachen, die Zusammenarbeit zu verbessern und eine zukunftsfähige, cloudbasierte Lösung zu schaffen.
Die Zusammenarbeit mit Digital Touch entstand über eine Empfehlung aus dem Umfeld des Teams Managers (Solutions2Share). Bereits in der Anfangsphase überzeugte das Team durch Offenheit, Klarheit und eine vertrauensvolle Kommunikation, wodurch schnell eine partnerschaftliche Basis entstand.
Digital Touch unterstützte die Mainka Bau GmbH & Co. KG von der Konzeption bis zur Umsetzung einer modernen, cloudbasierten Bauakte auf Basis von SharePoint Online. Neben der technischen Realisierung lag der Fokus auf einer praxisnahen, nutzerfreundlichen Struktur, die den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden optimal unterstützt.
Im Rahmen des Projekts wurden zentrale Bausteine entwickelt, die eine strukturierte und effiziente Projektarbeit ermöglichen:
Durch die Kombination aus Struktur, Automatisierung und Nutzerorientierung entstand eine skalierbare und zukunftssichere Lösung, die klare Prozesse schafft und gleichzeitig flexibel für zukünftige Anforderungen bleibt.
Mit der neuen Bauakte auf Basis von Microsoft 365 profitiert die Mainka Bau GmbH & Co. KG von einer modernen, flexiblen Arbeitsweise. Projektinformationen sind orts- und geräteunabhängig verfügbar – ohne Citrix.
Die Zusammenarbeit ist durch Echtzeit-Bearbeitung und zentrale Dokumentenverwaltung deutlich verbessert. E-Mail-Abstimmungen und Dateianhänge entfallen weitgehend.
Durch die strukturierte Ablage und Metadaten lassen sich Informationen schneller finden, was Transparenz und Effizienz in den Projekten erhöht.
Insgesamt entsteht eine zukunftssichere Cloud-Lösung, die Zusammenarbeit und Flexibilität nachhaltig verbessert und digitales Wachstum unterstützt.
