Wolfcraft sah sich mit einem veralteten Intranet-System konfrontiert, das eine schlechte Benutzererfahrung bot und nur beschränkten Zugang für Mitarbeiter außerhalb des Büros ermöglichte. Das System unterstützte keine Mehrsprachigkeit und automatische Übersetzungen, was die Kommunikation zwischen internationalen Teams erschwerte. Zudem war die Dateiablage und Suche ineffizient, was gerade in Zeiten des Unternehmenswachstums und steigender Komplexität zu Problemen führte.
Die Lösung fand wolfcraft in einer zukunftssicheren, in Microsoft Teams integrierten Intranet-Lösung, entwickelt von Digital Touch. Das Unternehmen wurde ausgewählt, weil es praktische Lösungen und eigene Entwicklungen im Microsoft Teams „App-Store“ anbot, was eine pragmatische und erweiterbare Herangehensweise versprach. Der Entwicklungsprozess wurde durch regelmäßige Workshops und eine enge Zusammenarbeit, gekennzeichnet durch transparente Kommunikation, vorangetrieben.
Das neue Intranet transformiert die Arbeitsweise bei wolfcraft erheblich. Mit besserer UX und der Integration in Microsoft Teams ist das System nun leicht zugänglich, auch mobil für Vertriebsmitarbeiter und Außendienst. Die Einführung von Bildschirmen in der Produktion und in der Logistik erweitert den Zugang über den traditionellen Bürobereich hinaus. Ein BI-Tool zur Anzeige der Tagesumsätze und die „IT-Ampel“ zur Überwachung der Systemstatus verbessern die tägliche Arbeitsleistung und Entscheidungsfindung erheblich.
Diese umfassenden Verbesserungen führen zu einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz, unterstützt durch ein modernes Intranet, das die Kommunikation und Zusammenarbeit unternehmensweit fördert.
“Die Zusammenarbeit lief sehr gut und dynamisch. Vom Kick-Off-Workshop bis zum Livegang verging nur ein halbes Jahr.“
Sandra Laubmann, Team Leader Online Marketing
Die Herausforderungen bei wolfcraft
Wolfcraft stand vor der Aufgabe, ihr veraltetes Intranetsystem zu überarbeiten, das durch schlechte User-Experience, eingeschränkte Redakteurszugänge und mangelnde Mehrsprachigkeit gekennzeichnet war. Das System war ausschließlich über Desktop zugänglich, was den Zugriff für Mitarbeiter in der Produktion oder mobil Beschäftigte stark limitierte. Zudem war die Dateiablage und die Suche nach spezifischen Dokumenten nicht benutzerfreundlich gestaltet, was insbesondere in Zeiten des Unternehmenswachstums und zunehmender Aufgabenkomplexität zu Informationsfindungsproblemen führte.
Eine der Hauptanforderungen war die Implementierung eines zukunftssicheren Systems, das Mehrsprachigkeit und automatische Übersetzungen unterstützt, um die Kommunikation und Informationsverteilung unter den international tätigen Mitarbeitern zu verbessern. Des Weiteren benötigte das Unternehmen eine effektive Suchfunktion, die es den Nutzern ermöglicht, schnell und effizient die benötigten Informationen und Dokumente zu finden. Die Wahl des richtigen Systems, das diese Anforderungen erfüllt und sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt, stand ebenfalls im Fokus.
Das Ziel war es, ein modernes Intranet zu schaffen, das nicht nur über Desktop, sondern auch mobil zugänglich ist, um allen Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Arbeitsort, den Zugang zu ermöglichen. Hierbei sollte auch das Single-Sign-On integriert werden, um den Anmeldeprozess zu vereinfachen und die Sicherheit zu erhöhen. Dies würde letztendlich zu einer verbesserten Arbeitsumgebung führen, in der Mitarbeiter effizienter kommunizieren und zusammenarbeiten können.
Unsere Lösung für wolfcraft
Wolfcraft entschied sich für eine innovative Lösung im Bereich des Intranet-Managements, indem sie sich auf Unternehmen konzentrierten, die praktische Lösungen im Bereich Microsoft Teams entwickeln und Beratungen anbieten. Der Fokus lag auf Anbietern, die eigene Erfahrungen mit Applikationen im Teams-„App-Store“ vorweisen konnten. Die Auswahl fiel auf Digital Touch, da diese den Teams-Manager der Solutions2Share anbot und dieser in der Beliebtheit herausstach.
Die Wahl fiel auf Digital Touch aufgrund ihrer pragmatischen Herangehensweise, der Präsentation von Best Practices anderer Kunden, einem überzeugenden Workshop, und einem guten Preis-Leistungsverhältnis. Besonders attraktiv war die Möglichkeit, die Lösung zu einem späteren Zeitpunkt zu einem „Social Intranet“ zu erweitern.
Digital Touch unterstützte wolfcraft umfassend bei der Beratung zu Funktionen und möglichen Umsetzungsszenarien des Intranets. Das Team zeichnete sich durch hervorragende Kommunikation, schnelle Erreichbarkeit für Fragen und die effiziente Behebung von Problemen aus, oft noch am selben Tag.
Zudem wurde eine spezielle Entwicklung durchgeführt, indem der vorhandene Azubi-Planer durch eine individuelle Programmierung ersetzt wurde, die auf Microsoft Lists basiert. Diese Anpassung verbesserte signifikant die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit des Systems für wolfcraft.
Der Nutzen bei wolfcraft
Das neue Intranet, entwickelt von Digital Touch, verbessert signifikant die User Experience, was die Navigation attraktiver und die Nutzung aktiver macht. Es fördert effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Abteilungen und Standorten, indem mehrsprachige Inhalte durch mehr Redakteure einfacher veröffentlicht werden können.
Die Integration in Microsoft Teams macht das Intranet leicht zugänglich, auch mobil für Außendienstmitarbeiter. Zusätzlich ermöglichen Bildschirme in Produktion und Logistikbereichen den Zugang für alle Mitarbeiter. Die Einführung eines Business Intelligence-Tools zeigt Tagesumsätze in Echtzeit und eine „IT-Ampel“ verbessert die Effizienz der IT-Administration.
Über 700 Mitarbeiter weltweit nutzen das neue System, welches die interne Kommunikation und Prozesseffizienz verbessert. Die enge Zusammenarbeit mit Digital Touch führte zu einer schnellen Umsetzung des Projekts innerhalb von nur sechs Monaten.
