Biomed setzte bislang ausschließlich auf Outlook als Kommunikationsmittel. Alle Informationen wurden nur per E-Mail verteilt, was gelegentlich zu Problemen führte. Wichtige Nachrichten gingen verloren oder waren nicht mehr auffindbar. Die Herausforderung bestand darin sicherzustellen, dass jede veröffentlichte Nachricht von allen Mitarbeitern gelesen wird und einfach wiedergefunden werden kann.
Die Firma entschied sich für Digital Touch als Partner für die Entwicklung des Intranets. Von Beginn an unterstützte Digital Touch das Unternehmen bei der Ausarbeitung und Umsetzung des Intranets. Gemeinsam wurden in wöchentlichen Meetings das Intranet aufgebaut und weiterentwickelt. Besondere Schritte in Richtung Automatisierung wurden unternommen, indem bei der Veröffentlichung von News automatisch Push-Nachrichten über Teams verschickt wurden.
Das neue Intranet bietet den Mitarbeitern von Biomed eine Plattform, auf der sie wichtige Informationen finden und stets auf dem neuesten Stand bleiben können. Die Informationen und Neuigkeiten sind an einem zentralen Ort verfügbar und gehen nicht verloren. Das Intranet verbessert die Transparenz der Informationen und erleichtert den Mitarbeitern den Zugang zu relevanten Ressourcen.
Auch die IT-Administratoren profitieren davon, dass sie Termine für Systemwartungen, Patches oder Updates über das Intranet kommunizieren können. Die internen Prozesse werden durch die Einbettung von Links zu anderen Plattformen, wie beispielsweise dem Ticketing-Tool oder dem Mitarbeitershop, verbessert.
“Die Kommunikation zwischen uns war stets ausgezeichnet, besonders der Start verlief äußerst positiv.“
Senthujan Ravindran, Data Analytics Specialist bei Biomed AG
Die Herausforderungen bei Biomed
Die Biomed AG, ein unabhängiges Handels- unternehmen für pharmazeutische Produkte, verließ sich bisher ausschließlich auf Outlook als Kommunikationsmittel, um Informationen an die Mitarbeiter zu verteilen. Dies führte gelegentlich zu Problemen, da wichtige Nachrichten verloren gingen oder nicht mehr auffindbar waren.
Zum einen wollte Biomed dafür sorgen, dass jede veröffentlichte Nachricht von allen Mitarbeitern gelesen wurde, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht übersehen wurden. Zum anderen war es von großer Bedeutung, eine einfache Wiederauffindbarkeit der Informationen zu gewährleisten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt leicht wieder abrufbar zu machen.
Als weiteres Ziel galt es, eine zentrale Informationsquelle zu etablieren, um die Verbreitung von Informationen zu verbessern. Darüber hinaus sollte das Intranet eine Plattform bieten, um neue Mitarbeitende schnell zu integrieren und ihnen bei der Zusammenarbeit zu helfen.
Um diese Ziele zu erreichen, wollte Biomed das volle Potenzial der Microsoft-Produkte nutzen und eine effiziente und integrierte Lösung schaffen, die auf SharePoint und Teams basiert.
Unsere Lösung für Biomed
Biomed traf nach der M365 Summit die Entscheidung Digital Touch als Partner für die Entwicklung des Intranets zu engagieren. Von Anfang an unterstützte Digital Touch das Unternehmen bei der Planung, Entwicklung und Umsetzung des Intranets.
Durch die enge Zusammenarbeit mit Digital Touch konnte Biomed sicherstellen, dass das Intranet genau auf ihre Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten wurde. Dabei wurden auch besondere Schritte in Richtung Automatisierung unternommen, um die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit des Intranets zu maximieren. Ein Beispiel dafür ist die automatische Versendung von Push-Nachrichten über Teams bei der Veröffentlichung von News. Dadurch können alle Mitarbeiter zeitnah über wichtige Informationen informiert werden, ohne dass sie das Intranet aktiv überprüfen müssen.
Digital Touch nutzte für die Umsetzung des Intranets bewusst ausschließlich die Funktionen und Features von SharePoint und Microsoft Teams, um ein integriertes und nahtloses Intraneterlebnis für Biomed zu schaffen.
Die regelmäßigen Meetings und die offene Kommunikation zwischen Biomed und Digital Touch waren entscheidend für den Erfolg des Projekts. Durch den kontinuierlichen Austausch konnten auftretende Fragen und Herausforderungen rechtzeitig besprochen und Lösungen gefunden werden. Digital Touch stand dem Team von Biomed während des gesamten Prozesses mit ihrem Know-how und ihrer Erfahrung zur Seite, um sicherzustellen, dass das Intranet den Anforderungen von Biomed gerecht wird und einen Mehrwert für das Unternehmen schafft. Dank der engen Zusammenarbeit und der professionellen Umsetzung von Digital Touch konnte Biomed ein maßgeschneidertes Intranet einführen, das die Kommunikation, Informationsverteilung, Zusammenarbeit und Effizienz im Unternehmen verbessert.
Der Nutzen bei Biomed
Mit dem neuen Intranet erzielen die Endanwender bei Biomed mehrere Vorteile. Sie haben nun Zugriff auf eine Plattform, auf der sie wichtige Informationen finden und kontinuierlich über Neuigkeiten informiert werden können. Die Konsolidierung von Informationen an einem Ort gewährleistet, dass diese nicht verloren gehen. Die Transparenz der Informationen steht dabei im Vordergrund.
Erleichterung für IT-Admins
Das neue Intranet ermöglicht es den IT-Administratoren, Termine für Systemwartungen, Patches oder Updates direkt über die Plattform an die Mitarbeitenden zu kommunizieren. Dadurch wird die Kommunikation effizienter und die Verwaltung von IT-bezogenen Aktualisierungen erleichtert.
Verbesserung interner Prozesse
Durch die Integration von Links zu Tools wie dem Ticketing-System oder dem Mitarbeitershop können Mitarbeitende über das Intranet bequem auf diese Plattformen zugreifen. Dies führt zu einer Optimierung der internen Prozesse und ermöglicht eine nahtlose Verknüpfung verschiedener Arbeitsbereiche.