Die Maschinenfabrik Reinhausen stand vor der Herausforderung, ein veraltetes Intranet zu modernisieren, das ineffizient und schwer zu pflegen war. Besonders Produktionsmitarbeiter hatten kaum Zugang, und es gab keine mobile Nutzung oder Interaktionsmöglichkeiten, was die standort- und gesellschaftsübergreifende Kommunikation erschwerte.
So entschied man sich nach einem Vortrag auf der M365-Summit und einem Vorgespräch mit der IT und Artur Strzalkowski, ein neues Intranet mit Digital Touch zu implementieren.
Der Start mit dem Team verlief sehr gut, beginnend mit einem erfolgreichen Vor-Ort-Workshop und einer offenen Kommunikation. Das neue Intranet bindet alle Mitarbeiter an, ermöglicht mehrsprachigen Zugang und fördert soziale Interaktionen durch Like- und Kommentar-Funktionen. Informationen und Dokumente sind nun schneller zugänglich, und die standort- und gesellschaftsübergreifende Kommunikation wurde verbessert.
IT-Admins profitieren von der vereinfachten Verwaltung und der modernen Technologie. Interne Prozesse wurden durch bessere Kommunikationsmöglichkeiten und eine übersichtlichere News-Darstellung optimiert.
Die Zusagen wurden beidseitig stets eingehalten und für auftretende Herausforderungen schnell Lösungen gefunden. Eine enge und partnerschaftliche Betreuung nach dem Go-Live sicherte den reibungslosen Betrieb. Insgesamt arbeiten 4000 Mitarbeiter mit der neuen Lösung, die auch Eigenentwicklungen wie die Einbindung von Social Media und eine performante Volltextsuche umfasst.
“Das Ergebnis der Zusammenarbeit mit Digital Touch ist rundum überzeugend. Unser neues Intranet hat sich in Windeseile zur globalen Informations- und Kommunikationsplattform
entwickelt. Für die interne Kommunikation ist die SharePoint-Lösung ein Quantensprung.“
Otmar Reichmeyer, Head of Corporate Communications
Die Herausforderungen bei Maschinenfabrik Reinhausen
Die Maschinenfabrik Reinhausen nutzte ein Intranet außerhalb von Microsoft 365 mit einem veralteten Content-Management-System, das lediglich über den Browser zugänglich war. Dieses System war technologisch überholt und schwierig zu pflegen. Es bot Inhalte nur auf Deutsch und Englisch an und repräsentierte die internationalen Tochtergesellschaften unzureichend. Gewerbliche Mitarbeiter, insbesondere Produktionsmitarbeiter, hatten kaum Zugang, und es gab keine mobile Nutzung oder Interaktionsmöglichkeiten.
Das Unternehmen besteht aus zahlreichen Standorten und Tochtergesellschaften weltweit, die alle in ein neues, einheitliches Intranet integriert werden sollten. Produktionsmitarbeiter sollten besser eingebunden und der Zugriff erleichtert werden. Mehrsprachigkeit war ein zentraler Punkt, mit neuen Sprachen wie Portugiesisch, Italienisch, Chinesisch und Spanisch neben Englisch. Jeder Standort sollte zudem seine eigene Landingpage erhalten. Vereinfachte Content-Pflege und Interaktionsmöglichkeiten waren ebenfalls erforderlich.
Die bisherige Technologie war veraltet und bedurfte einer umfassenden Erneuerung. Es bestand ein internes Bedürfnis nach Weiterentwicklung und einem technologischen Neustart, um die Unternehmenskommunikation zu verbessern und alle Mitarbeiter besser zu erreichen und einzubinden. Ziel war es, die Unternehmenskommunikation zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen erreicht und eingebunden werden können. Dies sollte durch eine moderne, benutzerfreundliche Plattform erreicht werden, die mehrsprachig und mobil zugänglich ist. Vor der Einführung der Digital Touch Plattform wurde ein geschlossenes Website-Intranet ohne externe Dienstleister genutzt.
Unsere Lösung für Maschinenfabrik Reinhausen
Die Maschinenfabrik Reinhausen stieß auf uns durch einen Vortrag auf der M365 Summit zum Thema Intranet. Ein anschließendes Vorgespräch mit der IT und Artur Strzalkowski führte zur Besprechung der Strategie und Vorstellung der Intranet-Vision. Ein Workshop wurde organisiert, bei dem Vertreter aus verschiedenen Gesellschaften teilnahmen, um ein passendes Intranet zu entwickeln.
Entscheidend war die Möglichkeit, mit Referenzkunden zu sprechen und die umfassende Betreuung durch Workshop und Konzepterstellung. Unser Team unterstützte die Entwicklung und Umsetzung des Intranets durch die Konzeption der Informationsarchitektur für die verschiedenen Standorte und Gesellschaften. Internationale Workshops halfen, die Anforderungen zu präzisieren, unterstützt durch Best Practices und Wissenstransfer.
Das Team der Digital Touch lieferte bei Herausforderungen schnelle und passende Lösungen, ging auf individuelle Bedürfnisse ein und sorgte für eine einfache und schnelle Kommunikation. Proaktive Impulse wurden regelmäßig gegeben.
Besondere Automatisierungsschritte, wie automatische Übersetzungen und zielgruppenorientierte News-Prozesse, wurden integriert. Es wurden keine Schnittstellen oder Drittanbieter-Tools verwendet.
Eigenentwicklungen von Digital Touch, wie die Darstellung der Speisepläne in den Kantinen aus SharePoint Online, eine performante Volltextsuche, eine Abo-Funktion für Neuigkeiten, die Einbindung von Social Media Kanälen, ein interner Marktplatz und die Integration des Shop-Floor Managements für gewerbliche Mitarbeitende, rundeten die Lösung ab.
Der Nutzen bei Maschinenfabrik Reinhausen
Das neue Intranet bietet den Endanwendern durch die Anbindung aller Mitarbeiter und den mehrsprachigen Zugang deutliche Vorteile. Soziale Interaktionen werden durch Like- und Kommentar-Funktionen gefördert, und Informationen sowie Dokumente sind schneller zugänglich. Standort- und gesellschaftsübergreifende Kommunikation wird erleichtert.
IT-Admins profitieren von einer vereinfachten Verwaltung des Inhalts und der modernen Technologie. Interne Prozesse verbessern sich durch erhöhte Kommunikationsmöglichkeiten, eine bessere News-Übersicht und einen schnelleren Zugriff auf Dateien und Dokumente. Insgesamt nutzen 4000 Mitarbeiter die neue Lösung.
