ECO Schulte entschied sich für die Einführung eines SharePoint-basierten Intranets mit Integration in Microsoft Teams. Damit sollte eine einheitliche Kommunikationsplattform entstehen, um die interne zielgerichtete Kommunikation zu verbessern. Eine zentrale Dateiablage sollte Wissen, Dateien und Ansprechpartner schneller auffindbar machen. Der Aufbau des neuen Intranets sollte dabei größtenteils in Eigenentwicklung erfolgen. Zur Unterstützung der technischen Umsetzung suchte ECO Schulte einen externen Partner.
Die Entscheidung fiel auf Digital Touch als Partner, aufgrund der fachlichen Expertise zur Lösung von technischen Herausforderungen im SharePoint bzw. in der Teams-Umgebung.
Digital Touch unterstützte beim technischen Support und Wissenstransfer: einzelne Bausteine des Intranets wurden durch Digital Touch in der Testumgebung umgesetzt und ausführlich dokumentiert. So konnte ECO Schulte die Lösung in der Liveumgebung selbstständig umsetzen und anpassen. Das Team von Digital Touch war jederzeit erreichbar und half schnell und zuverlässig bei Fragen. Diese Flexibilität trug dazu bei, dass das neue “ECOInside” erfolgreich starten konnte.
Mit ECOInside entstand eine zentrale Kommunikations-plattform für alle Mitarbeiter*innen, in der diese transparent und zentral Informationen und themen-spezifisches Wissen finden. Ein weiterer Mehrwert ist die intelligente Dokumentsuche zu Formblättern, Vorlagen und Arbeitsanweisungen, deren Verwaltung durch die Dokumentenbibliotheken in SharePoint ebenfalls einfacher wurde.
Zur Verbesserung der internen Informationsverteilung bildete ECO Schulte Mitarbeiter*innen aus den verschiedenen Funktionsbereichen zu Redakteuren aus und rief für die gezielte Steuerung der internen und externen News ein eigenes Team ins Leben.
Dank der von Digital Touch entwickelten, auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittenen Teams App ist ECOInside direkt in Microsoft Teams integriert. So wird das tägliche Arbeiten mit Microsoft Teams als zentrales Instrument im Unternehmen weiter unterstützt.
“Die gesamte Abwicklung des Projektes mit Digital Touch lief sehr gut und wir hätten uns keinen besseren Partner hierfür vorstellen können. Die Ergebnisse zur Nutzung des Intranets werten wir als absoluten Erfolg.“
David Groß, Teamleiter Projekt-Kompetenzcenter der ECO Schulte GmbH & Co. KG
Die Herausforderungen von ECO Schulte
Mit der Einführung von Microsoft Teams im Unternehmen entwickelte sich ECO Schulte immer mehr dahin, in eigens dafür angelegten Teams zu spezifischen Prozess-, Projekt- oder Abteilungs-themen zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten relevante Informationen an einer zentralen Stelle erhalten. Darüber hinaus gab es aber keine einheitliche Kommunikationsplatt-form für alle Mitarbeiter*innen und neben einem gemeinschaftlich genutzten Fileserver auch keine übergeordnete Dateiablage im Sinne eines Dokumentenmanagementsystems.
Dies waren die Hauptgründe, weswegen sich ECO Schulte für die Einführung eines SharePoint-basierten Intranets mit Teams-Integration entschied. Der Aufbau sollte dabei größtenteils in Eigenentwicklung bewerkstelligt werden, um das dazugehörige Wissen intern aufzubauen.
In internen Workshops wurden die Hintergründe zum Intranet erläutert und gemeinschaftlich wünschenswerte Inhalte erarbeitet. Abgeleitet aus den Ergebnissen der Workshops wurde ein Lastenheft erstellt. Bei der Überführung des Lastenhefts in ein Pflichtenheft stellte ECO Schulte fest, dass sie speziell zur Unterstützung der technischen Umsetzung einen fähigen, externen Partner benötigten.
Unsere Lösung für ECO Schulte
Durch einen Intranet-Workshop entschied sich ECO Schulte für Digital Touch als Partner. Neben der fachlichen Expertise zur Lösung von technischen Herausforderungen in SharePoint und der Teams-Umgebung zählte auch die menschliche Komponente, denn ECO Schulte war wichtig, nicht nur einen fertigen Baustein präsentiert, sondern vor allem auch erläutert zu bekommen, um diesen in der Liveumgebung des Systems selbstständig umsetzen zu können.
Das neue Intranet zielte darauf ab, interne zielgerichtete Kommunikation zu verbessern, Wissen (inkl. Dateien) leicht auffindbar zu machen und transparent an einem Ort abzulegen, ein schnelles Finden von Ansprechpartner und Experten dank einer umfangreichen Personensuche sowie einer Kompetenzdatenbank zu ermöglichen, Onboarding-Prozesse u.a. durch FAQ zu vereinfachen, die Unternehmenskultur und Digitalisierung zu stärken und den E-Mail-Verkehr zu verringern.
So entstand mit dem ECOInside eine zentrale Kommunikations-plattform für alle Mitarbeiter*innen, die sich morgens beim Start des Computers in Microsoft Teams automatisch öffnet und so das digitale Eingangstor für die Nutzer in das Unternehmen darstellt.
Digital Touch stellte v. a. den technischen Support und Beratung. Herausforderungen zum Aufbau einzelner Bausteine des Intranets wurden durch Digital Touch in der Testumgebung umgesetzt und dokumentiert. Mit Hilfe der ausführlichen Dokumentation war ECO Schulte in der Lage, die Lösung in der Liveumgebung selbständig umzusetzen sowie entsprechend anzupassen. Bei Rückfragen außerhalb der Regelmeetings war das Team von Digital Touch ebenfalls jederzeit erreichbar und konnte immer schnell und zuverlässig weiterhelfen. ECO Schulte schätzte diese Flexibilität gerade in der heißen Phase vor dem Roll-Out sehr, denn sie trug dazu bei, dass das ECOInside erfolgreich starten konnte.
Der Nutzen bei ECO Schulte
Der größte Nutzen für die Anwender ist die Transparenz an Informationen, die zentral für alle nun an einer Stelle, dem ECOInside, zur Verfügung stehen. Zusätzlich wird auf einzelnen themenspezifischen Seiten Wissen vermittelt, das bisher auch nicht so offen preisgegeben wurde. Somit hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit sich selbstständig einzulesen und muss nicht Rückfragen an Fachbereiche stellen. Ein weiterer großer Mehrwert für die Nutzer ist die intelligente Dokumentsuche zu allen Formblättern, Vorlagen sowie Arbeitsanweisungen und innerbetrieblichen Anweisungen, die über eine eigene Seite im Intranet mit einzelnen Filtermöglichkeiten je Dokumentenbibliothek inkl. Freitextsuche das Finden von Dateien schnell und einfach ermöglicht.
Die Abläufe haben sich in erster Linie in Bezug auf die interne Informationsverteilung verbessert, denn mit der Einführung des ECOInsides hat ECO Schulte Mitarbeiter*innen aus den verschiedenen Funktionsbereichen zu Redakteuren fürs Intranet („ECOInsider“) ausgebildet und für die Steuerung der Veröffentlichung von Beiträgen ein Team ins Leben gerufen, mit dem viel gezielter sowohl die internen als auch externen News aufeinander abstimmt erstellt werden können. Außerdem ist die Verwaltung der Dateien, die für alle im Unternehmen zugänglich sind, mit Hilfe der Dokumentenbibliotheken im SharePoint wesentlich einfacher geworden.