Die AMBG Adiutor Management- und Beratungsgesellschaft mbH (kurz: AMBG) setzte sich zum Ziel, bisher manuelle Prozesse in der Mandatsarbeit von Restrukturierungs- und Sanierungsverfahren zu automatisieren. Darüber hinaus sollte die digitale Kollaboration mit Mandanten und sonstigen Beteiligten mit den Möglichkeiten der MS365-Cloud optimiert werden.
Im Rahmen des Förderprogramms “Digital Innovation” automatisierte Digital Touch einen für Insolvenzverfahren wesentlichen Abstimmungsprozess in SharePoint Online mit Power Automate und PowerShell Skripts.
Zusätzlich nutzt AMGB nun den Teams Manager für Microsoft Teams, um standardisierte Teams als mandatsbezogene Projekträume anzulegen.
“Die Zusammenarbeit zeichnete sich dadurch aus, dass in direkter und unkomplizierter Kommunikation mit dem Projektverantwortlichen zielgerichtet daran gearbeitet wurde, unsere teils komplexen Anforderungen in die Tat umzusetzen.“
Daniel Mann, Geschäftsführer, AMBG Adiutor Management- und Beratungsgesellschaft mbH
Die Herausforderungen von AMBG
Die AMBG Adiutor Management- und Beratungsgesellschaft mbH muss als Schnittstelle zwischen Schuldnerunternehmen und Sachwalter/Insolvenzverwalter in gerichtlichen Sanierungsverfahren eine Vielzahl von Daten und Informationen sammeln, analysieren und aufbereiten, um das jeweilige Sanierungsziel erreichen zu können.
Der Austausch per E-Mail hat in der Vergangenheit Probleme in Form von manuellem Aufwand, evtl. Redundanzen, schlecht nachvollziehbaren Änderungen (Versionen) und teilweisen Intransparenzen im Datenarchiv hervorgerufen.
Die bis zur Ablösung durch die MS365-Cloud genutzte zentrale Dateiablage verfügte nur begrenzt über intelligente Berechtigungsstrukturen, die eine sichere und DSGVO-konforme Kollaboration mit Mitarbeitenden, Mandanten, Fachanwälten, Geschäftspartnern und sonstigen Stakeholdern unterstützen.
Unsere Lösung für AMBG
Im Rahmen des IT-Förderprogramms „Digital Innovation“ wurde gemeinsam ein konkreter Umsetzungsplan für die priorisierten Einzelprojekte erarbeitet.
Digital Touch setzte mit Power Automate und eigens entwickelten PowerShell Skripts für zahlreiche Workflows u.a. einen mehrstufigen Genehmigungsprozess für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen innerhalb von gerichtlichen Sanierungsverfahren um.
Digital Touch empfahl außerdem den Einsatz des Teams Managers von Solutions2Share. Mit dieser App für Microsoft Teams kann AMBG nun auf Knopfdruck standardisierte Teams als mandatsbezogene Projekträume mit komplexer Berechtigungsstruktur anlegen. Der Teams Manager ermöglicht auch – trotz der Komplexitäten – eine übersichtliche Administration, die für die Zusammenarbeit mit externen Personenkreisen benötigt wird.
AMBG konnte das Ziel, den finanziellen, zeitlichen und personellen Aufwand im Rahmen der Mandatsarbeit zu optimieren sowie die Administration der IT-Umgebung zu vereinfachen, damit zu großen Teilen erreichen.
Der Nutzen bei AMGB
Die Anwender:innen der AMGB können nun effizienter arbeiten dank des standardisierten Aufbaus der Projektumgebungen. Eine einheitliche Ablagestruktur für Daten und Informationen erleichtert die kollaborative Zusammenarbeit. Flexible Freigaben an externe Partner sind jederzeit schnell und datenschutzkonform möglich.
Projektumgebungen können nun zeitnah bereitgestellt werden. IT-Administratoren delegieren teilweise Aufgaben, wie bspw. die Beantragung von neuen Teams an Power-User, da die Arbeit mit dem System sehr einfach ist. Die neuen Prozesse laufen stabil und haben sich inzwischen als Routinen etabliert.