Aus einer stark fragmentierten Informationslandschaft mit klassischen Fileservern, vielen Remote-Workern und hohem Abstimmungsaufwand entstand der Bedarf nach zentralen digitalen Lösungen für Information, Kommunikation und Dokumente.
Ziel war es, Informationen, Dokumente, Kommunikation und Unternehmenskultur an einem Ort zusammenzuführen und die Zusammenarbeit im hybriden Arbeitsmodell nachhaltig zu verbessern.
Gemeinsam mit Digital Touch entstanden auf Basis von Microsoft 365 zwei eng verzahnte Bausteine: Energiereich, das cloudbasierte Intranet als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform, und Dokumentenreich, das SharePoint-basierte Dokumentenmanagement als Ablösung der alten Fileserver.
Beide machen Informationen und Dokumente standortunabhängig verfügbar – im Homeoffice wie im Vertrieb, ohne aufwändige VPN-Wege.
Das Ergebnis: schnellere Informationsverfügbarkeit, ein einheitlicher Wissens- und Dokumentenstand über alle Standorte hinweg, weniger E-Mail – statt Anhängen werden Dokumentenlinks geteilt – und eine spürbar bessere Zusammenarbeit. Ergänzend kam die Multi-Faktor-Authentifizierung hinzu.
„Die Zusammenarbeit mit Digital Touch war von Anfang an geprägt von Vertrauen, Verbindlichkeit und einem sehr praxisnahen Verständnis für unsere Anforderungen. Energiereich und Dokumentenreich sind für uns heute zentrale Bausteine, um Informationen schneller zu teilen, Dokumente standortunabhängig verfügbar zu machen und unsere Zusammenarbeit im Alltag spürbar zu verbessern.“
Jochen Affeldt, Geschäftsführer bei der Energiehaus Deutschland B2B GmbH
Verstreute Dateien, endlose E-Mail-Verteiler und ein Fileserver, der mit der modernen Arbeitswelt längst nicht mehr Schritt hielt – das war die Ausgangslage.
Die wichtigsten Schmerzpunkte auf einen Blick:
Erschwerend hinzu kam: Nur 50 % der Belegschaft arbeitet am Hauptstandort. Remote-Worker, Vertrieb und Innendienst zogen nicht am selben Informationsstrang. Gerade in der Energiebranche, wo sich Preiskurven täglich verändern, ist das keine Kleinigkeit – es ist ein handfestes Problem.
Doch es ging um mehr als Effizienz. Von Anfang an war klar:
Was fehlte, war kein weiteres Tool. Es fehlte ein digitales Zuhause – ein Ort, der nicht nur Daten verwaltet, sondern Menschen verbindet, Orientierung gibt und eine gemeinsame Unternehmenskultur sichtbar macht. Dinge, die ein Fileserver schlicht nicht leisten kann.
Was als Workshop zum Dokumentenmanagement begann, wuchs schnell zu einer umfassenden digitalen Transformation, die das Unternehmen nachhaltig verändert hat.
Gemeinsam mit Digital Touch entstanden zwei eng verzahnte Bausteine: Energiereich, das cloudbasierte Intranet als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform, und Dokumentenreich, das SharePoint-basierte Dokumentenmanagement.
Energiereich bündelt als digitales Herzstück alle Informationen, schafft Transparenz und erreicht alle Mitarbeitenden – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Dokumentenreich löst die alte Fileserverstruktur ab: ein SharePoint-basiertes DMS, das standortunabhängigen Zugriff auf aktuelle Dokumente ermöglicht und so eine echte „Single Source of Truth“ schafft.
Technologisch zukunftssicher auf Basis von Microsoft 365, Intune und einem weiterentwickelten Active Directory – eine solide Grundlage auch für künftige Automatisierungen. Umgesetzt in einem iterativen Vorgehen – von der Analyse über die Pilotierung bis zum Rollout und der Befähigung der Mitarbeitenden – passgenau auf Energiehaus Deutschland zugeschnitten.
Heute ist Energiehaus Deutschlandi m wahrsten Sinne energiereich: Das neue Intranet ist zum wichtigsten Informations- und Kommunikationsinstrument im Unternehmen geworden. Mitarbeitende sind schneller und einheitlich informiert, der Vertrieb arbeitet mit tagesaktuellen Marktdaten, und die frühere Flut an Massen-E-Mails ist deutlich zurückgegangen.
Genauso dokumentenreich ist das Unternehmen geworden: Die neue, SharePoint-basierte Dokumentenablage macht Unterlagen standortunabhängig verfügbar – im Büro, im Homeoffice oder im Vertrieb – ganz ohne aufwändige VPN-Verbindungen. Da Dokumente als Link statt als Anhang geteilt werden, arbeiten alle auf demselben Stand.
Aus dem ursprünglichen Intranet-und Dokumentenprojekt ist eine vertrauensvolle Partnerschaft gewachsen, in der gemeinsam auch Sicherheitsthemen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung umgesetzt wurden. Im Mittelpunkt stehen eine bessere Informationsverfügbarkeit, eine moderne Dokumentenstruktur und eine standortunabhängige Zusammenarbeit – zugleich schafft die Microsoft-365-Basis Spielraum für künftige Automatisierungen.
